Document automation voor advocaten

Gebruik van technologie maakt processen wereldwijd in rap tempo efficiënter. Zo ook document automation, dat kan worden uitgelegd als het samenstel van systemen en workflows die de mens assisteren in het opstellen van documenten. In de juridische wereld, en juist de advocatuur, is dit een echte game changer.

Advocaten werken sneller, foutloos en consistenter nadat zij hun documentatie hebben laten automatiseren. Welke concrete voordelen dat voor advocaten en hun kantoren oplevert, leg ik je in dit blog kort uit.

Automatiseren en genereren

Tijdens een automation traject worden kantoordocumenten ontwikkeld tot geautomatiseerde templates. Daarin worden alle mogelijke variabelen uitgeschreven. Vervolgens worden deze gekoppeld aan vragenlijsten met veelal ja-neevragen en multiple choice vragen.

Stukken tot in detail op maat in een kort tijdsbestek

Als gebruiker maak je daarna – vaak in een online tool – snel documenten op maat door het beantwoorden van de vragenlijsten. Goed doordachte vragen en slimme variabelen zorgen ervoor dat stukken tot in detail kunnen worden ingericht terwijl vragenlijsten overzichtelijk blijven en het beantwoorden ervan weinig tijd kost.

Snel, foutloos en consistent

Ik weet uit ervaring, de gemiddelde advocaat vindt het geen straf een stuk tekst te schrijven. Vaak baseert men zich op eerder gebruikte varianten (precedenten) of standaard templates. Deze worden handmatig op de casus toegesneden. Advocaten gaan daarbij natuurlijk zorgvuldig te werk maar een fout(je) is zo gemaakt. De klus kan tijdrovend zijn. Dit is zeker het geval als een tekst veel variabelen bevat of één keuze doorwerking in het gehele document behoeft (denk bijvoorbeeld aan enkel- en meervoudsvormen). Hierdoor staan tijd en risico voor de advocaat niet altijd in een acceptabele verhouding tot de opbrengst. Wellicht herken je het? Hulp is nabij!

Tijd en risico staan niet altijd in een acceptabele verhouding tot de opbrengst

Het vereist wat ontwikkelwerk (tip: geef dat vooral uit handen aan de experts) maar nadat jouw template is geautomatiseerd, produceer je je documenten aanzienlijk sneller. Je gaat bovendien foutloos en consistent werken doordat je niet of nauwelijks meer aan wording hoeft te sleutelen.

Concrete voordelen voor advocaten

Hogere productiviteit en winstgevendheid
Doordat je sneller en foutloos werkt gaat je productiviteit omhoog en bestaat er een dikke kans dat hetzelfde gebeurt met de winstgevendheid van kantoor.

Meer tijd voor andere zaken
Minder tijd besteden aan opstellen van stukken betekent meer ruimte voor bijvoorbeeld nieuwe zaken en ander type werk.

Verbeterde propositie in de markt
Je cliënten en prospects zijn zich goed bewust van de stand van de technologie en kennen de voordelen van document automation. Zij verlangen steeds vaker van advocaten en andere adviseurs dat ze hulpmiddelen gebruiken die hun dienstverlening efficiënter (en dus vaak goedkoper) maken. Kantoren die zich bedienen van innovatie onderscheiden zich op een positieve manier.

Alternatieve fee structuren
Document automation biedt advocaten de kans om alternatieve (fixed) fee structuren aan klanten te bieden. Productiekosten zijn voor advocaten beter op voorhand in te schatten en doordat veel tijd wordt bespaard kunnen advocaten zelfs aanbieden documenten kosteloos of tegen hoge korting op te stellen. Op die manier breng je jezelf in de positie om op het vervolgtraject te mogen adviseren.

Geolied teamwork
Door automated document generation functioneren advocatenteams efficiënter. Ik zie in de praktijk dat de ene advocaat (vaak een junior) de vragenlijst invult en vervolgens met het gegenereerde document aan een collega (vaak een senior) ter beoordeling voorlegt. Deze beoordeelt het stuk snel door het nalopen van de vragenlijst. Zij of hij kan er van op aan dat alle variabelen netjes in de tekst zijn verwerkt. Als wordt vastgesteld dat de input op de vragenlijst correct is, kan er van worden uitgegaan dat het document de juiste inhoud heeft.

Meer focus op de inhoud
Advocaten krijgen de kans goed na te denken over de (juridische) inhoud van documentatie wanneer zij antwoorden op vragen formuleren. Je hoeft je niet af te vragen hoe een en ander in de tekst te passen, dit doet het systeem immers voor jou. Copy-pasten, zonder daarvan eigenlijk de gevolgen te overzien, wordt voorkomen.

Samen met cliënten
Advocatenkantoren gebruiken document automation tools steeds vaker als verlengstuk van hun dienstverlening aan de klant. Geautomatiseerde kantoortemplates kunnen aan de organisatie van de klant ter beschikking worden gesteld en door de klant gegenereerde documenten snel door de advocaat beoordeeld.

Heb je vragen na het lezen van dit blog? Neem hier contact met ons op.